Süreç Madenciliği
İş dünyasında sürekliliği ve rekabet koşullarında başarıyı sağlayarak, bunu devam ettirebilmenin temel anahtarı değişen dünyaya ayak uydurmaktan geçmektedir. Günümüzde bilgi sistemleri artık pek çok kurum için operasyonel süreçler ile her geçen gün daha da içe içe geçmiş şekilde kullanılmaktadır.

Bu kapsamda veri bilimi geleceğin en önemli uzmanlık alanlarından biri olarak görülmekte ve özellikle de “büyük veri” kavramını verimli şekilde kullanamayan kurumların rekabette geri planda kalacağı öngörülmektedir. Sadece veri depolama ve analizine odaklanmak yerine verilerin süreç analiziyle bağlantısının kurulması ve bunun üzerinde çalışmaların yapılması gerekmektedir. Bu amaçla ‘süreç madenciliği’ kavramı da pek çok alanda uygulanabilen, süreçlerin analiz edilmesi ve iyileştirilmesinde kullanılan bir veri bilimidir. Süreç madenciliği iş süreçleri yönetiminde model tabanlı süreç modelleme ve veri merkezli analiz teknikleri (machine learning/data mining) arasında köprü kurar. Süreç madenciliğine dayalı iş süreçleri yönetimi, süreçlerin iyileştirilmesi ve bilgi sistemlerinin geliştirmesi için ortak bir payda yaratılmasına olanak sağlar.

Günümüzde kurumlarda süreç işleyişlerini destekleyen çok sayıda sistem varolsa da, hala süreçlerin izleme ve analizini sağlayan uygulamalar açısından bir boşluk vardır. Süreç madenciliği bu alanda sağladığı araçlar ile başta gerçek hayatta işleyen süreçlerin analizi ve izlenmesine olanak veren ve çeşitli operasyonel süreçlere, kuruluşlara ve sistemlere uygulanabilir bir tekniktir. Süreç madenciliğinde temel amaç yalnızca performans gibi metrikleri incelemek değil data detay seviyede nedensellik değerlendirmesi yapmaktır. Süreç madenciliği, süreçleri masaya yatırarak herhangi bir geliştirmenin mümkün olup olmadığını arayan Kurumsal Performans Yönetimi (CPM), Süreç Geliştirme (BPI), Toplam Kalite Yönetimi (TQM) ve 6 Sigma gibi yaklaşımlar için gereken teknolojiyi sağlar.

ERP, CRM ve WFM gibi sistemler farklı olayları veya aktiviteleri ‘olay kayıtları’ adı verilen loglarda kaydetmektedir. Bu kayıtlar aslında iş süreçlerinin gerçekteki işleyişini yani,  daha çok kişilerin algısına dayanarak bir modelleme aracı ile modellenen iş süreçlerinden farklı olarak gerçekte işlemekte olan ‘as-is süreçleri’ yansıtır. Süreç madenciliği bu veriler veya olay kayıtları ile varolan operasyonel durumu gösteren bir süreç modeli oluşturur. Kurumlarda sürdürülmekte olan iş süreçleri çeşitli sebeplerle gerçek süreç tanımlarından sapabilmektedir. Bu sebeple süreçleri iyileştirmek adına bu sapmaları belirlemek kurumlar için kaçınılmazdır. Süreç madenciliği bu noktada aslında öngörülen süreç modeli ve süreçlerin gerçekteki işleyişleri arasındaki farkların tanımlanmasına olanak sağlar.

Bilgi sistemlerinin sağladığı kayıtları kullanılarak oluşturulan ve varolan durumun detaylı analizini içeren gerçek süreç akışı özel bir süreç madenciliği yazılımı ile görselleştirilir. Bu alanın son dönemde iş süreçleri yönetiminde oldukça popüler olmasıyla beraber her geçen gün daha fazla yazılımın süreç madenciliği özelliklerini  araçlarına ekledikleri görülmektedir. Örnek olarak ARIS Process Performance Manager (Software AG), Comprehend (Open Connect), Futura Reect (Futura Process Intelligence), Interstage Automated Process Discovery (Fujitsu),  ve ProM (TU/e) verilebilir.

 

Süreç madenciliğinde pek çok sayıda kullanım senaryosu bulunmaktadır. Temel olarak şu üç çeşit senaryonun kullanıldığı söylenebilir;

  • Keşif (Discovery)
  • Uyum Kontrolu (Conformance)
  • Geliştirme (Enhancement)

 

İlk olarak ‘keşif’ yönteminde temel olarak süreç madenciliğinin çıkış noktası olay kayıtlarından yeni bir süreç akışı modeli oluşturulur. Bu kayıtlar gerçekte işleyen süreci meydana çıkarırken, istisnai senaryoların keşfedilmesine ve genel bir performans değerlendirmesi yapılmasına olanak verir. Bu süreç keşfi senaryosu gelecekte yapılacak bir iyileştirme ve süreç analizi için veri sağlar. Bunun yanı sıra süreç uyumluluğu veya tarihsel verilere bağlı süreç akışlarının tahmin edilmesi için de temel oluşturur.

‘Uyum Kontrolu’ adındaki ikinci senaryo ise süreç uyum kontrolu olay kayıtları ile ideal veya olması beklenen sürecin karşılaştırılmasını kapsar. İdeal süreç, süreç keşfi yöntemi ile ortaya çıkan süreç çıktısının optimize edilmiş veya iyileştirilmiş hali olabilmekle beraber, bağımsız olarak tasarlanmış bir süreç de olabilir.

Resim 1- Süreç Madenciliğinin 3 Temel Çeşidi : Keşif, Uyum Kontrolu, Geliştirme

Süreç madenciliği aracı ile olay kayıtları süreç modeline çevrilerek, gerçekte işleyen süreç ile ideal süreç akışı karşılaştırılır. Olay kayıtlarından elde edilen süreç modeli ve ideal süreç modeli arasındaki uyumsuzluklar tespit edilmesi ve bu noktaların sonraki aşamada analizinin yapılıp optimize edilmesine olanak verir. Üçüncü senaryo ‘Geliştirme’de ise olay kayıtlarının geliştirme ve analiz için kullanıldığı süreç iyileştirmeye odaklanılmaktadır. Süreç keşfi ile başlayarak, performans parametrelerinin analiziyle süreç değerlendirme ve optimizasyon ile devam eder. İdeal süreç modeli iyileştirilen süreç modeliyle uyumsuzlukların tespiti için karşılaştırılabilir.

Örnek olarak finans sektöründe kural ve regülasyonların takibinin ve takip edildiğinin kanıtlanabilmesinin oldukça önemli olması sebebiyle,  süreç akışlarında meydana gelebilecek sapma ve değişikliklerin ne sıklıkla ve ne sebeple meydana geldiğinin incelenmesi oldukça kritiktir. Süreç madenciliği ile bu noktada işlerin nasıl yürüdüğü ortaya koyulurken, süreçlerdeki iyileşme noktaları da gerçek nedenleri ile saptanabilir.

Süreç madenciliği süreçleri keşfetmek, aynı zamanda verileri, kurumu ve sosyal yapıyı kontrol etmek için olay kayıtlarından faydalanarak, işleyen süreçlerle ilgili ‘anlamlı bilgi’yi çıkarabilmeyi hedefler. Süreç madenciliği teknikleri süreç akışı, organizasyon, performans, veri gibi pek çok perspektifte inceleme yapılmasına olanak verirken, iş süreçlerinin otomatik olarak yeniden tasarlanabilmesini de destekler. İzleme ve analiz sonunda, çok büyük miktarda kaydedilen bu olay kayıtlarından (yani mevcut bilgiden) anlamlı bilgiyi çıkarabiliyor olmak, ve bu çıkarımlar ile iş süreçlerinde ve organizasyonel yapıda gereken  değişikliklerin yapılması ile sürekli iyileştirmeyi sağlayabilmek süreç madenciliğinde en temel hedeflenen noktadır. Ölçülemeyen hiçbir şeyin iyileştirilemeyeceğinden ötürü, IT sistemlerindeki varolan kayıtlara dayanan gerçekte işleyen süreçleri ortaya çıkarabilmesi ve somut bir şekilde görünür kılması süreç madenciliğinin sağladığı en büyük fayda olarak sayılabilir. Bu sayede gerçek durum görülebildiğinde, problemlerin kaynağı belirlenerek, gerekli aksiyonlar alınabilir.

 

Referanslar: