Proje Yönetimi ve Proje Yönetim Ofisi (PMO)

Dijitalleşme ile rekabetçi ve değişken piyasalar döneminde şirketlerin yatırımları hakkında akıllı, gerçeklere dayalı kararlar almaları çok önemlidir. Bu kararlar değişime uyum sağlamak için sürekli gelişen organizasyonun stratejik yönüyle uyumlu olmaya devam etmelidir.

Stratejiyi hayata geçirmek için kurumlar, Kurumsal Gelişim, Inovasyon, Yeni Ürün Geliştirme, Marka Destek ya da Organizasyonel Gelişim projeleri üzerinde çalışmaktadırlar. Kurumsal hayatta, işlerimizi büyütmek, sürdürülebilir karlılık oluşturmak için yürüttüğümüz stratejik planlama çalışmalarının devamı niteliğindeki bu projeleri belirleyip önceliklendiriyoruz. Bu projelerin başarısında, kaynakların verimli kullanılması ve sonuçlarının sürdürülebilirlik olması oldukça önemlidir. Bu nedenler çoklu proje yönetiminin (program ve portföy yönetimi) önemini giderek daha da artmaktadır.

Proje yönetimi, belli bir zamanda stratejik bir hedefi gerçekleştirmek için gerekli faaliyetleri belirleme, planlama, izleme ve kontrol etmek üzere, proje yönetimi araçlarını ve tekniklerini kullanma becerisidir. İletişim, kişiler arası beceriler, bütçe yapma gibi birçok yönetim becerilerini de içermesi gerekir. Bunlar özel planlama ve kontrol teknikleri ile desteklenmelidir. 

Projelerde kaliteyi belirleyen önemli 3 sacayağı vardır: Zaman, kapsam, maliyet. Bunlardan en az birini etkilemeksizin unsurlardan diğerinde önemli bir değişiklik yapmak mümkün değildir. Başarılı bir proje; zamanında, üzerinde anlaşılan fiyattan ve kapsamında belirtilenleri karşılar şekilde teslim edilmelidir. 

Consulta olarak PMI (Project Management Institute) ın proje yönetim metedolojisinin yanı sıra, PRIME methodolojisini ve Çevik (Agile) Proje Yönetimi yaklaşımını da projelerimizde uyguluyoruz. Özellikle çevikliği yönetirken, öngörülmeyeni yapılandırmayı, yeni çalışma şekillerini daha çabuk kavramayı ve uygulamayı önemsiyoruz.

Proje Yönetim Ofisi (PMO) Kurulumu
Proje Yönetim Ofisi (PMO), bir program dahilinde yönetilen farklı projelerin birbirlerine entegre olarak yönetilmesini sağlayan bir oluşumdur. Proje Yönetim Ofisi, projelerin yönetim standartlarını belirleyerek, projelerin bu standartlarla yönetilmesini hedefleyerek kurumun projelerde başarılı olma oranını arttırır.
Proje Yönetim Ofisi’nin organizasyondaki ana sorumlulukları;
• Program içinde yer alan tüm projelerin kapsam, amaç, zamanlama ve konu koordinasyonunun yönetimine destek olmak
• Projelerin iş amaçları ile bağlantılı olacak şekilde önceliklendirilmesinde destek olmak
• Proje uygulamalarının ve çıktılarının kaliteli ve verimli olmasını sağlamak
• Program kapsamında yürütülen projelerin yöneticileri arasındaki ve proje yöneticileri ile iş birimlerinin yöneticileri arasındaki bilgi akışına katkı sağlamak
• Projelerin hayata geçmesine yardımcı olmak için ilgili birimler, paydaşlar arasındaki ilişkilerin geliştirilmesini sağlamak
Proje Yönetim Ofisinin başarılı olması için doğru konumlandırılması önemlidir.

Consulta olarak, Proje Yönetim Ofisi’nin oluşturulması için öncelikle PMO’nun genel çalışma prensiplerinin, işleyişinin, ekipler ile olan etkileşiminin ve çalışma şartlarının ve raporlama formatlarını belirlediğimiz 4 aşamalı PMO kurulum sürecinin yönetmekteyiz:

1. PMO yapısının, süreçlerinin süreçlerinin, rol ve sorumluluklarının tasarlanması
2. PMO yönetim ve kontrol mekanizmalarının oluşturulması
3. PMO’nun kurulması ve proje yönetimi için gerekli araç, şablon ve metodolojilerin seçilmesi
4. PMO tarafından projeler için kullanılacak şablonların oluşturulması

PMO Şablonları: Proje Tüzüğü, Proje Planı, Proje Durum Raporu, Proje Aksiyon Listesi, Mesele ve Risk Listesi, Kalite Yönetimi
Proje Yönetim Ofislerini dijitalleştirmek isteyen müşterilerimiz için, organizasyonlarda yürütttükleri projelerin gereksinimlerini ürün, teknoloji, kaynak, performans ve raporlama, güvenlik ve finansal boyutları ile değerlendirerek, iş isterlerini çıkararak, uygun proje yönetimi uygulamalarının seçimi için müşterilerimize destek oluyoruz.  

Farklı projelerin eş zamanlı ilerleyerek etkin ve verimli kontrolü için kurulan Proje Yönetim Ofisleri (PMO);
• Merkezi yapılanma altında proje yöneticilerine gerekli otoriteyi sağlayan,
• Proje yönetimi bilgi birikiminin ve tecrübesinin kurumsallaştığı ve bu birikimin farklı projelerde paylaşılmasıyla artı değere dönüştüğü,
• Kaynakların verimli dağılımı ve anlık izleme-kontrol-raporlama imkânı sunarak stratejik kararların daha hızlı alınabilmesini sağlayan
birimler olarak daha önemli hale gelmektedir.
Projelerin operasyonel faaliyetlerinin merkezden yönetilebilir hale gelmesi projelerdeki işgücü verimini ve buna bağlı olarak da operasyonel kolaylıkları ve maliyet avantajlarını da beraberinde getiriyor. 

Proje Yönetim Ofisi (PMO) kurulumu yolculuğunda atılacak adımlar:
1) Eğitim = Sponsor seviyesinden proje asistanına kadar tüm proje ekibinin proje yönetimi konusundaki bilgi seviyesinin eşitlenmesi
2) Süreç Uyumu= Pilot projelerle süreçlerin uyumlanması ve dokümantasyonun oluşturulması
3) Uygulama Seçimi = İşinize ve kültürünüze uygun bir uygulama seçimi ve kurulması

Dijitalleşen iş dünyasında projelerin planlanacağı ve izleneceği altyapı, proje ve portföy yönetimi uygulamaları ile yapılandırabilir. Bu altyapı, proje yönetimi amacıyla oluşturulan standartlar doğrultusunda, pilot proje ekipleriyle koordineli yürütülen çalışmalar sonucunda kararlaştırılmalıdır. Doğru yönlendirme, dijital destekli bir altyapıyı daha işlevsel kılacaktır. Gelişmiş proje planlama ve izleme altyapısı sayesinde proje yönetiminin kalbi sayılan PMO tüm projeleri tek bir yerden kontrol edilebilir ve raporlayabilir hale gelecektir.
İyi tasarlanan ve işletilen PMO ile proje yöneticilerine kurum projelerini yöneteceği oyun alanı yaratılmış olur. Tedarik, maliyet, insan kaynağı PMO desteği ile yaratılır, proje yöneticileri bu sınırlar dâhilinde projelerini yürütür ve kurumun tüm portföyü bütünsel bir bakışla yönetilebilir. Bu yolculukta oluşturulan kurumsal proje yönetim kültürü kurumun mevcut iş yapış şekli ile PMO çalışmaları sayesinde bütünleştirilir.

Kurum stratejisinin hayata geçmesi için yürütülecek tüm projelerde yeni bir proje başlarken, PMO’daki tüm kurumsal proje hafızası o projenin hizmetine sunulur. Proje ekibinde, proje yöneticisi dahil, üyelerden herhangi birinin değişmesi durumundaki oluşabilecek bilgi kaybı en aza indirilerek, tüm bilgi birikimi projenin yeni üyesine aktarılabilir. Böylece eş zamanlı yürütülen birçok projelerin kontrolü yalınlaştırılır ve etkin şekilde projenin izlenmesi mümkün olur.

Projelerin merkezi bir Proje Yönetim Ofisi tarafından yürütülmesi ile kurumları birbiri ile bağlantılı olduğu için birlikte yönetilmesi durumunda fayda sağlayacak projeleri görebilir ve program çatısı altında toplayarak Program Yönetimi uygulayabilirler. Program Yönetimi ile projeler arası etkileşimlere odaklanarak proje aktivitelerinin koordineli yürütülmesini sağlarlar. 

Proje Yönetim Ofisleri, tüm projelerin ve programları amaçlarına göre önceliklendirilmesi ile farklı portföyler oluşturarak projelerin doğru şekilde yapılmasını sağlayan Proje Portföy Yönetimi yapılarının kurulmasına da liderlik ederler.